Keuzemenu voor telefooncentrale

Keuze menu

Deze post gaat over een keuzemenu voor uw telefooncentrale opstellen en een keuzemenu inspreken. Keuze menu’s zijn vaak irritant. Als u een klacht heeft over een product bijvoorbeeld, zou u waarschijnlijk het liefst meteen een medewerker spreken. Als de optie er al is, is deze meestal de laatste optie van het keuze menu, en moet u dus eerst het hele menu afluisteren. Tenzij u het menu als zo vaak gebeld heeft dat u weet dat de keuze ‘Wilt u een medewerker spreken’, keuze toets 9 is. En zelfs dan moet er wel de mogelijkheid zijn om tijdens het afluisteren van het menu al de keuze in te toetsen. Overigens, dat ik ‘keuze toets 9’ noem betekent niet dat de 8 voorgaande keuzes ook ingevuld hoeven te zijn. Maar daar kom ik zo op terug.

Houdt uw keuzemenu kort

Een keuze menu houdt u het liefst zo kort mogelijk. Denk puur aan effectiviteit. De eerste vraag die u zich moet stellen is dan ook ‘Is een keuze menu echt nodig?’.

Als u veel internationale klanten heeft, is het waarschijnlijk dat uw telefooncentrale bij het opnemen van de telefoonlijn meteen een meertalig keuze menu aanbiedt. “Welkom bij bedrijf X. Voor Nederlands toets 1, voor Engels, toets 2’ Dit kunt u natuurlijk voor meer dan twee talen aanbieden. Ook hier met een kritische blik op de noodzaak ervan.  Maak niet meer afdelingen dan nodig.

Houd een logische volgorde aan

Welkom bij bedrijf X. Voor de werkplaats, toets 6 , voor de wasserij, toets 2 , en voor de administratie, toets 5. Wilt u een medewerker spreken, toets 1.

Het keuze menu hierboven is niet handig. En hoewel dit technisch gezien geen probleem zou zijn, is het numeriek een rommeltje, en dan worden er snel fouten gemaakt. Voor de mentale ergonomie is het belangrijk dat je voorspelbare menu’s maakt. En die beginnen natuurlijk bij 1.

Eerst de afdeling, dan de keuze

Er is iets wat in bovenstaand keuze menu goed gedaan wordt, namelijk, je hoort eerst de afdeling waar je naar doorverbonden moet worden, en dan de corresponderende toets. Zeker bij langere menu’s is dit aan te raden. Wanneer de concentratie verslapt, is de klant voornamelijk gericht op wat hij of zij wil, dus naar welke afdeling ze graag doorverbonden willen worden. Zodra ze die afdeling horen, ‘luisteren’ ze pas naar welke actie ze dan moeten ondernemen, dus dan moet het nummer niet al voorbij (genoemd) zijn.

Inspreken keuzemenu

Een eerste criterium voor het inspreken van uw keuzemenu zal zijn ‘verstaanbaarheid’. Logisch. Toch zijn en nog een aantal andere dingen waar je op kan letten bij het inspreken van een keuze menu. Vooral bij langere keuze menu’s moet er niet te langzaam worden ingesproken. Wel moet er gelet worden op de pauzes tussen de keuzes. Ook de tonatie moet een beetje variëren, dat wil zeggen, het is zinnig en ook mooi als niet alle zinnen hetzelfde klinken in melodie. Daarom is het mooi als de zinnen een vaste volgorde hebben. Anders wordt het heel robotstem achtig.

Vraag een offerte aan

Ik hoop dat u met deze informatie iets meer weet over het opstellen van een keuzemenu. In spreken van keuze menu’s en telefooncentrales i al vele jaren mijn vak, dus daar ben ik u graag mee van dienst. Vraag een vrijblijvende offerte aan!

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *